Ten temat na: Facebook / Instagram / YouTube
Skierowania na badania wstępne i orzeczenia lekarskie trafiają do części A akt osobowych, a nie do części B — tak wynika z § 3 pkt 1 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej. Od 21 marca 2023 r. akta osobowe pracownika mają pięć części: A, B, C, D i E, a dokumenty związane z badaniami profilaktycznymi mogą znaleźć się aż w trzech z nich, w zależności od rodzaju badania.
Jak obecnie wygląda obowiązek prowadzenia akt osobowych?
Pracodawca zakłada odrębne akta osobowe dla każdego zatrudnionego. Do 2019 r. musiały mieć formę papierową — elektroniczna wersja mogła istnieć tylko jako dodatek, nie zamiennik. Dziś pracodawca wybiera formę samodzielnie. Niezależnie od niej obowiązują dwie zasady porządkowe: dokumenty w każdej części układa się chronologicznie i numeruje, a do każdej części dołącza się wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.
Pięcioczęściowa struktura akt wygląda następująco: część A dotyczy ubiegania się o zatrudnienie, część B — nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia (zwykle najobszerniejsza), część C — rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, część D obejmuje dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową pracownika, a część E — dokumenty z kontroli trzeźwości lub obecności środków działających podobnie do alkoholu.
Które badania lekarskie trafiają do części A akt osobowych?
Do części A trafiają skierowania i orzeczenia dotyczące badań wstępnych wykonywanych przy przyjęciu do pracy oraz kilku szczególnych sytuacji określonych w art. 229 § 1 pkt 1, § 11 i § 12 Kodeksu pracy. Chodzi o badania osób przyjmowanych ponownie do pracy u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko (lub stanowisko o takich samych warunkach) w ciągu 30 dni od rozwiązania poprzedniego stosunku pracy, a także o osoby przyjmowane w tym samym terminie do innego pracodawcy — pod warunkiem że mają aktualne orzeczenie potwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach opisanych w skierowaniu, a nowy pracodawca uzna, że warunki te odpowiadają stanowisku, na które przyjmuje. Wyjątkiem są tu osoby kierowane do prac szczególnie niebezpiecznych. W części A umieszcza się też dokumentację badań osób zatrudnionych jednocześnie u więcej niż jednego pracodawcy.
Które badania trafiają do części B, a które do części C akt osobowych?
Zgodnie z § 3 pkt lit. r rozporządzenia dokumentacyjnego w części B przechowuje się skierowania i orzeczenia dotyczące wstępnych badań lekarskich wykonywanych przy przenoszeniu pracownika młodocianego lub innego pracownika na stanowisko z czynnikami szkodliwymi lub warunkami uciążliwymi (art. 229 § 1 pkt 2 k.p.). Trafiają tam również dokumenty z badań okresowych oraz kontrolnych wykonywanych po niezdolności do pracy trwającej dłużej niż 30 dni z powodu choroby, a także z okresowych badań pracowników narażonych na substancje i czynniki rakotwórcze lub pyły zwłókniające (art. 229 § 2 i 5 k.p.).
Dokumentacja badań może pojawić się także w części C — na podstawie § 3 pkt 3 lit. g rozporządzenia, w powiązaniu z art. 229 § 5 pkt 2 k.p. Dotyczy to sytuacji, gdy pracownik zatrudniony wcześniej w warunkach narażenia na substancje lub czynniki rakotwórcze albo pyły zwłókniające zgłosi wniosek o objęcie okresowymi badaniami lekarskimi już po rozwiązaniu stosunku pracy — pracodawca jest wtedy zobowiązany takie badania zapewnić.
Warto to skonfrontować z zasadami dotyczącymi innych elementów dokumentacji pracowniczej — np. z tym, jak prowadzić akta osobowe w formie elektronicznej czy jakie obowiązki ma pracodawca przy kierowaniu na badania okresowe.
FAQ: badania profilaktyczne w aktach osobowych
Z ilu części składają się akta osobowe pracownika?
Od 21 marca 2023 r. akta osobowe składają się z pięciu części: A, B, C, D i E.
Gdzie trafiają skierowania na badania wstępne?
Skierowania i orzeczenia dotyczące badań wstępnych przy przyjęciu do pracy oraz kilku szczególnych przypadków z art. 229 § 1 pkt 1, § 11 i § 12 k.p. przechowuje się w części A akt osobowych.
Czy dokumenty o badaniach mogą znaleźć się w części C akt osobowych?
Tak, dotyczy to osób, które po rozwiązaniu stosunku pracy zgłosiły wniosek o objęcie okresowymi badaniami lekarskimi z powodu wcześniejszego narażenia na substancje lub czynniki rakotwórcze albo pyły zwłókniające — na podstawie § 3 pkt 3 lit. g rozporządzenia dokumentacyjnego i art. 229 § 5 pkt 2 k.p.
Źródła
- Badania profilaktyczne pracownika w aktach osobowych — infor.pl
- Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dziennik Ustaw / ISAP)
- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (ISAP)
Czy w Twojej firmie dokumenty z badań wstępnych faktycznie leżą w części A akt osobowych, czy może warto to sprawdzić w dziale kadr?
Stan prawny na dzień: 2026-11-02. Zakres: Dotyczy pracodawców prowadzących akta osobowe pracowników (w formie papierowej lub elektronicznej) oraz klasyfikacji dokumentów ze skierowań i orzeczeń lekarskich dotyczących badań wstępnych, okresowych i kontrolnych, zgodnie z rozporządzeniem o dokumentacji pracowniczej i art. 229 Kodeksu pracy. Czego nie obejmuje: Artykuł nie obejmuje innych rodzajów dokumentów w aktach osobowych (np. dotyczących odpowiedzialności porządkowej w części D czy kontroli trzeźwości w części E), nie opisuje procedury samych badań lekarskich ani zasad RODO dotyczących przechowywania danych medycznych, ani sytuacji osób niezatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Pochodzenie tekstu: Materiał przygotowany automatycznie na podstawie źródeł wymienionych powyżej i zweryfikowany pod kątem zgodności z nimi. Nie stanowi porady prawnej.
Brak komentarzy