Najnowszy raport “Blokery zmian w kadrach i płacach” pokazuje, że cyfryzacja działów HR w wielu firmach jest bardziej deklaracją niż rzeczywistością. Jak wynika z badania, niemal wszyscy specjaliści ds. kadr i płac wciąż ręcznie weryfikują to, co wyliczy im system – a o wyborze samego programu decyduje zarząd, a nie osoby, które na co dzień z niego korzystają.
Kto podejmuje decyzje o systemach kadrowo-płacowych
Badanie zrealizowane przez HR na Szpilkach® wraz z firmą Symfonia objęło 1050 osób pracujących w działach kadr, płac i HR. Z jego wyników wynika, że aż 71,6% decyzji o zakupie lub zmianie oprogramowania zapada na poziomie zarządu lub właściciela firmy. Ponad jedna trzecia kadrowych – 35,4% – przyznaje, że ma w tym procesie niewielki wpływ albo nie ma go wcale, choć to właśnie one odpowiadają później za prawidłowość naliczeń i dokumentacji.
Wiktoria Kuc, dyrektorka HR w Symfonii, cytowana w raporcie, zwraca uwagę, że firmy trzymają się starych procedur, bo są znane i przewidywalne, a wdrożenie nowych narzędzi wymaga czasu, którego brakuje. Jak dodaje, dział HR często w ogóle nie uczestniczy w rozmowach, podczas których zapada decyzja o wyborze systemu.
Ręczna weryfikacja i praca poza systemem to codzienność
Z raportu wynika, że 82,1% specjalistów regularnie posiłkuje się dodatkowymi arkuszami kalkulacyjnymi poza głównym systemem. Co piąty pracownik działu kadr i płac na co dzień działa poza oficjalnym oprogramowaniem – najczęściej licząc dane w Excelu (22,6%) albo przygotowując dokumenty w zewnętrznych edytorach tekstu (20,6%). Autorzy raportu podają też, że 14,9% badanych samodzielnie pilnuje terminów wynikających z przepisów.
Jak informuje raport, aż 80,7% firm samo nadzoruje terminy badań lekarskich, szkoleń BHP czy wygasających umów, ponieważ tylko 16,3% systemów wysyła automatyczne przypomnienia z odpowiednim wyprzedzeniem.
Brak zaufania do wyliczeń systemowych
Według danych z badania, 94,4% specjalistów ponownie sprawdza wyniki wygenerowane przez system kadrowo-płacowy, a niemal co trzeci z nich – 31,4% – kontroluje ręcznie większość lub wszystkie pozycje. Autorzy raportu wskazują, że pełna automatyzacja i większe zaufanie do narzędzi cyfrowych mogłyby znacząco skrócić czas potrzebny na rozliczenia.
Monika Smulewicz, CEO HR na Szpilkach®, cytowana w raporcie, podkreśla, że samo stwierdzenie wobec zarządu, iż system jest niewygodny i za dużo się w nim robi ręcznie, nie wystarczy – potrzebne są konkretne dane: ile godzin miesięcznie pochłania ręczna praca, ile osób ją wykonuje i ile kosztują korekty błędów.
Czy oprogramowanie nadąża za zmianami w przepisach
Z raportu wynika również, że tylko 17,9% uczestników badania ma pewność, że używane przez nich oprogramowanie zostanie dostosowane do nowych regulacji z odpowiednim wyprzedzeniem. Blisko co trzeci badany (29,3%) doświadcza opóźnień w aktualizacji systemów albo musi samodzielnie radzić sobie ze zmianami prawnymi. Jak podaje raport, problem ten najczęściej zgłaszają duże organizacje zatrudniające powyżej 250 osób – dotyczy on co piątej z nich.
Wiktoria Kuc z Symfonii podsumowuje w raporcie, że bariery technologiczne w kadrach i płacach to nie kwestia operacyjna, lecz realny koszt biznesowy – a organizacje, które potrafią go ograniczyć, zyskują przestrzeń na rozwój i lepsze wykorzystanie zespołów.
FAQ – najczęstsze pytania
Ile osób ręcznie sprawdza wyliczenia z systemu kadrowo-płacowego?
Jak podaje raport “Blokery zmian w kadrach i płacach”, 94,4% specjalistów ds. kadr i płac ponownie weryfikuje wyniki generowane przez system.
Kto decyduje o wyborze programu kadrowo-płacowego w firmach?
Według danych z raportu, 71,6% decyzji o wyborze lub wymianie oprogramowania podejmuje zarząd lub właściciel firmy, a nie dział kadr.
Czy systemy kadrowo-płacowe nadążają za zmianami w przepisach?
Z raportu wynika, że jedynie 17,9% badanych ma pewność, iż ich oprogramowanie zostanie dostosowane do nowych regulacji z wyprzedzeniem, a 29,3% zgłasza opóźnienia w tym zakresie.
Źródła
Stan prawny na dzień: 2026-09-11. Zakres: Dane dotyczą specjalistów ds. kadr, płac i HR biorących udział w badaniu “Blokery zmian w kadrach i płacach” (próba 1050 osób), zrealizowanym przez HR na Szpilkach® we współpracy z firmą Symfonia w polskich przedsiębiorstwach. Czego nie obejmuje: Raport nie obejmuje pracowników spoza działów kadr, płac i HR ani firm, które nie wzięły udziału w badaniu. Artykuł nie opisuje konkretnych przepisów prawa pracy ani obowiązków prawnych pracodawców – dotyczy wyłącznie wyników badania ankietowego. Pochodzenie tekstu: Materiał przygotowany automatycznie na podstawie źródeł wymienionych powyżej i zweryfikowany pod kątem zgodności z nimi. Nie stanowi porady prawnej.
Brak komentarzy