Od 30 października 2026 r. pracodawcy zyskują możliwość przekazywania związkom zawodowym i radom pracowników części informacji drogą elektroniczną lub w formie dokumentowej, zamiast wyłącznie na piśmie. Warunek jest jeden, ale istotny: taką formę komunikacji trzeba wcześniej wpisać do układu zbiorowego pracy lub odrębnego porozumienia z organizacją związkową. Zmianę wprowadza ustawa z 4 września 2026 r., opublikowana w Dzienniku Ustaw 15 października 2026 r.
Skąd się wzięła ta zmiana?
Nowe przepisy to efekt prac Rządowego Zespołu do spraw Deregulacji, powołanego przez Radę Ministrów w marcu 2025 r. Zespół ten wypracował postulaty mające uprościć formalności, z jakimi mierzą się pracodawcy w relacjach ze związkami zawodowymi i radami pracowników. Ustawa z 4 września 2026 r. nowelizuje dwa akty prawne: ustawę z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych oraz ustawę z 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji. Jak podkreślano na etapie prac legislacyjnych, chodzi o ułatwienie pracodawcom wywiązywania się z obowiązków informacyjnych wynikających ze zbiorowego prawa pracy.
Już wcześniej, od stycznia 2026 r., obowiązują przepisy pozwalające przekazywać część dokumentów pracowniczych elektronicznie — obecna nowelizacja jest kontynuacją tego kierunku, tym razem w obszarze komunikacji zbiorowej.
Co dokładnie zmienia się w komunikacji ze związkami zawodowymi?
Pracodawca będzie mógł informować zarząd zakładowej organizacji związkowej o liczbie osób zaliczanych do kadry kierowniczej nie tylko pismem, ale też w formie dokumentowej lub elektronicznej. Do ustawy o związkach zawodowych dodany zostanie art. 321. Zgodnie z nim pracodawca i zakładowa organizacja związkowa będą mogły w układzie zbiorowym pracy albo w porozumieniu ustalić, że określone w przepisach informacje będą przekazywane również w formie dokumentowej lub elektronicznej.
Jak wskazano w materiale źródłowym, pojęcia formy dokumentowej i elektronicznej należy rozumieć zgodnie z ich potocznym znaczeniem, odwołując się przy tym do art. 781 § 1 oraz art. 772 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny. Po wprowadzeniu takich zapisów do układu lub porozumienia możliwe będzie przekazywanie informacji w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a także zwykłą wiadomością e-mail.
Jak zmieni się komunikacja z radą pracowników?
Rada pracowników zyska możliwość składania wniosków o informację nie tylko pisemnie, ale też w formie dokumentowej lub elektronicznej — zmiana ta dotyczy ustawy o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji. Pracodawca z kolei będzie mógł przekazywać radzie informacje na piśmie, w formie dokumentowej lub elektronicznej, jednak wybór formy elektronicznej lub dokumentowej będzie wymagał wcześniejszej zgody samej rady.
Czy pracodawca musi coś zrobić przed 30 października?
Samo wejście w życie przepisów nie uruchamia automatycznie elektronicznej komunikacji — nowa forma zacznie obowiązywać dopiero wtedy, gdy pracodawca i organizacja związkowa wprowadzą odpowiedni zapis do układu zbiorowego pracy lub zawrą w tej sprawie porozumienie. Bez takiego dokumentu obowiązuje dotychczasowa forma pisemna. W praktyce oznacza to konieczność przeglądu i aktualizacji wewnątrzzakładowej dokumentacji dotyczącej obiegu informacji.
Firmy, które chcą uporządkować też inne obszary dokumentacji kadrowej, mogą sprawdzić zasady dotyczące układów zbiorowych pracy oraz zapoznać się z aktualnymi zmianami w Kodeksie pracy.
FAQ — najczęstsze pytania
Od kiedy obowiązują nowe przepisy? Ustawa z 4 września 2026 r. w zakresie komunikacji ze związkami zawodowymi i radami pracowników zacznie działać od 30 października 2026 r.
Czy pracodawca może od razu pisać do związku zawodowego e-mailem? Nie automatycznie — musi najpierw wprowadzić odpowiedni zapis do układu zbiorowego pracy lub porozumienia z zakładową organizacją związkową, zgodnie z nowym art. 321 ustawy o związkach zawodowych.
Czy rada pracowników musi zgodzić się na komunikację elektroniczną? Tak — wybór formy dokumentowej lub elektronicznej przez pracodawcę wymaga wcześniejszej akceptacji rady pracowników.
Źródła
- Artykuł źródłowy: infor.pl – Zmiana zasad komunikacji ze związkami zawodowymi i radami pracowników
- ISAP – Internetowy System Aktów Prawnych (Dziennik Ustaw)
Czy w Twojej firmie związki zawodowe lub rada pracowników już rozmawiają o wprowadzeniu zapisu umożliwiającego komunikację mailową?
Stan prawny na dzień: 2026-10-16. Zakres: Zmiana dotyczy pracodawców, u których działają zakładowe organizacje związkowe lub rady pracowników, i obejmuje wyłącznie te sytuacje, w których pracodawca oraz organizacja związkowa wprowadzą stosowny zapis do układu zbiorowego pracy lub odrębnego porozumienia. W przypadku rady pracowników dodatkowym warunkiem jest jej zgoda na formę dokumentową lub elektroniczną wybraną przez pracodawcę. Czego nie obejmuje: Artykuł nie dotyczy pracodawców i organizacji związkowych, które nie wprowadzą odpowiednich zapisów do układu zbiorowego lub porozumienia — u nich nadal obowiązuje forma pisemna. Nie obejmuje też ogólnych zasad elektronizacji dokumentacji pracowniczej wprowadzonych w styczniu 2026 r., poza wskazaniem, że są one powiązanym, wcześniejszym etapem zmian. Pochodzenie tekstu: Materiał przygotowany automatycznie na podstawie źródeł wymienionych powyżej i zweryfikowany pod kątem zgodności z nimi. Nie stanowi porady prawnej.
Brak komentarzy