CV kandydata po rekrutacji – czy pracodawca może je zatrzymać?

Ten temat na: Facebook / Instagram / YouTube

Pracodawca może przechowywać CV kandydata z myślą o przyszłych rekrutacjach, ale wyłącznie wtedy, gdy ten wyrazi na to osobną zgodę – wskazuje serwis infor.pl, powołując się na przepisy RODO. Zgoda udzielona na potrzeby jednej, konkretnej rekrutacji nie wystarcza, bo – jak podaje źródło – cel, okres i podstawa prawna przechowywania danych na przyszłość różnią się od tych stosowanych w bieżącym naborze.

Oznacza to, że firma, która chce zatrzymać kontakt z kandydatem na później, musi dopełnić dodatkowego obowiązku informacyjnego i przedstawić mu odrębną klauzulę, dotyczącą właśnie takiego, dalszego przetwarzania danych.

Jakie dane przekazuje kandydat podczas rekrutacji?

Zgłaszając się na ofertę pracy, kandydat przekazuje pracodawcy komplet danych osobowych potrzebnych do oceny jego kandydatury. Jak wyjaśnia autorka tekstu, prowadzący rekrutację pracodawca ma obowiązek przekazać kandydatom klauzulę informacyjną dotyczącą przetwarzania danych. Zgodnie z opisem zawartym w materiale, taka klauzula powinna zawierać m.in. dane administratora danych osobowych (nazwę firmy, adres, e-mail, telefon), informację o inspektorze danych osobowych, podstawę prawną i cele przetwarzania, okres przechowywania danych, informację o odbiorcach danych oraz o ewentualnym przekazywaniu ich poza Unię Europejską, a także pouczenie o prawach kandydata – w tym prawie do kopii danych, ich sprostowania czy usunięcia.

Na jakiej podstawie prawnej przetwarzane są dane z CV?

Według artykułu podstawą przetwarzania danych osobowych kandydata jest art. 6 ust. 1 RODO, który – jak przypomina autorka – dopuszcza przetwarzanie danych m.in. wtedy, gdy osoba wyraziła na to zgodę, gdy jest to niezbędne do zawarcia umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem, albo gdy wynika to z obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.

W odniesieniu do tzw. danych podstawowych, czyli danych wymienionych w art. 22¹ Kodeksu pracy, podstawą przetwarzania – jak wskazuje źródło – jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Jeśli kandydat dołączy do aplikacji dodatkowe informacje wykraczające poza ten zakres, na przykład zdjęcie, to zgodnie z materiałem podstawą ich przetwarzania staje się już art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli zgoda.

Co istotne, jak podaje źródło, w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody – czyli danych wykraczających poza zakres podstawowy określony w art. 22¹ Kodeksu pracy, jak choćby zdjęcie – samo wysłanie CV na adres e-mail wskazany w ogłoszeniu lub za pośrednictwem systemu rekrutacyjnego przyjmuje się za domniemaną zgodę na przetwarzanie tych danych. Nie dotyczy to danych podstawowych, dla których podstawą pozostaje obowiązek prawny ciążący na pracodawcy, a nie zgoda kandydata. Wyjątkiem pozostają dane wrażliwe – dotyczące na przykład zdrowia, orientacji seksualnej, przekonań religijnych czy poglądów politycznych. Jak zaznacza autorka, pracodawca nie powinien ich przetwarzać w ramach rekrutacji, a jeśli kandydat mimo to je poda, konieczna jest jego wyraźna, odrębna zgoda.

Czy pracodawca może zachować CV na potrzeby kolejnych rekrutacji?

Może, ale – jak podkreśla źródło – tylko za zgodą kandydata, odrębną od tej dotyczącej bieżącego naboru. Autorka wyjaśnia, że w takiej sytuacji zmienia się cel, okres i podstawa prawna przetwarzania danych w porównaniu z rekrutacją, na którą kandydat pierwotnie aplikował. Dlatego ogólna klauzula przekazana mu na potrzeby danej rekrutacji nie może – zgodnie z materiałem – stanowić podstawy do przechowywania jego danych na przyszłość.

Pracodawca, który chce zatrzymać kontakt z kandydatem z myślą o kolejnych procesach rekrutacyjnych, musi więc na odpowiednim etapie przedstawić mu osobną klauzulę, sformułowaną tak, by kandydat dokładnie wiedział, czego dotyczy udzielana przez niego zgoda.

Z tematem ochrony danych w rekrutacji wiąże się również kwestia poruszona w innym materiale na łamach serwisu źródłowego – czy do CV trzeba dodawać klauzulę dotyczącą przetwarzania danych.

FAQ – najczęstsze pytania

Czy pracodawca może zachować CV kandydata po zakończonej rekrutacji?
Tak, ale – jak wskazuje źródło – wymaga to odrębnej zgody kandydata, innej niż ta udzielona na potrzeby bieżącego naboru.

Czy samo wysłanie CV oznacza zgodę na przetwarzanie danych?
Zgodnie z materiałem, w odniesieniu do danych wykraczających poza zakres podstawowy z art. 22¹ Kodeksu pracy – takich jak zdjęcie – przyjmuje się, że wysłanie CV na adres wskazany w ogłoszeniu lub przez system rekrutacyjny stanowi domniemaną zgodę na ich przetwarzanie. Dane podstawowe są przetwarzane na innej podstawie, czyli obowiązku prawnego, a nie zgody. Wyjątkiem pozostają dane wrażliwe.

Czy pracodawca może przetwarzać dane wrażliwe podane przez kandydata?
Jak podaje źródło, pracodawca nie powinien przetwarzać takich danych w ramach rekrutacji, a jeśli kandydat je przekaże, niezbędna jest jego wyraźna zgoda.

Źródła

• Czy można zachować CV kandydata na potrzeby kolejnych rekrutacji? – infor.pl
• Kodeks pracy – Internetowy System Aktów Prawnych (ISAP)

Czy kiedykolwiek podpisałeś/aś osobną zgodę na przechowanie CV po nieudanej rekrutacji – a może pracodawca nigdy o to nie zapytał?

Stan prawny na dzień: 2026-10-29. Zakres: Dotyczy kandydatów do pracy, którzy przesłali CV w ramach rekrutacji, oraz pracodawców prowadzących taką rekrutację i chcących zachować dane kandydata na potrzeby przyszłych naborów – pod warunkiem uzyskania od kandydata odrębnej, świadomej zgody na ten konkretny cel przetwarzania. Czego nie obejmuje: Artykuł nie dotyczy sytuacji, w której pracodawca przechowuje dane bez zgody kandydata, nie obejmuje zasad przetwarzania danych wrażliwych bez wyraźnej zgody, ani nie rozstrzyga kwestii przetwarzania danych już zatrudnionych pracowników poza procesem rekrutacji. Pochodzenie tekstu: Materiał przygotowany automatycznie na podstawie źródeł wymienionych powyżej i zweryfikowany pod kątem zgodności z nimi. Nie stanowi porady prawnej.